A gestão das contas e do dinheiro do condomínio requer grande atenção do síndico para evitar problemas com os moradores e mesmo ações judiciais para ressarcimento de verbas.

Muitas despesas, em especial as extraordinárias, dependem de aprovação em assembleia para que sejam executadas. Algumas convenções de condomínio estabelecem um limite de gastos que o síndico pode efetuar em caráter de emergência.

Despesas para reparos emergenciais de elevadores, canos arrebentados, danos em fiação elétrica, portões quebrados costumam ser passíveis de aprovação de contas após a execução do serviço. Há casos também em que é permitido ao síndico liberar um complemento de verba para serviços já aprovados e em andamento, levando-se em conta o impacto para os moradores de uma postergação do serviço até uma nova assembleia. O mesmo ocorre quando da necessidade da contratação imediata de advogados para lidar com questões de inadimplência ou ações contra o condomínio.

Como regra geral, nem o síndico, nem o conselho fiscal podem deliberar livremente sobre a execução de gastos, transferência de verbas entre fundos ou aumento de taxas ordinárias sem a anuência dos outros condôminos através de assembleia.

Nos casos em que demissões e multas rescisórias de funcionários possam ter um forte impacto no orçamento do condomínio é recomendada a discussão do assunto na assembleia. Assim também deve ocorrer para aprovar promoções e aumento salarial no quadro de funcionários.

O importante é que todos os gastos, aprovados ou de contingência, sejam justificados e comprovados na prestação de contas, devendo o síndico garantir a guarda e arquivamento de recibos, notas fiscais e orçamentos de qualquer despesa efetuada.

O síndico deve sempre equilibrar a autonomia que o cargo permite, com o bom senso necessário para uma gestão financeira responsável e transparente.

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