É possível diminuir as despesas com ações simples, mas com alto impacto na saúde financeira do condomínio.

Ano novo, vida nova, custos ultrapassados, gastos desnecessários… Opa! Não precisa ser assim! É possível começar o ano com fôlego renovado, com o condomínio organizado e com os custos otimizados. Para isso, é necessário que o síndico faça uma verdadeira varredura em todos os seus gastos para saber onde dá para mexer para ter um ano mais calmo no que diz respeito às despesas condominiais.

Segundo Marineide Mesquita, assessora condominial da CIPA, os gastos com funcionários estão na lista das grandes despesas do condomínio. “O síndico deve examinar a folha de pagamento e procurar cortar, caso seja possível, as horas extras, pois elas encarecem a folha. Muitas vezes, contratar mais um empregado é mais econômico do que manter um quadro reduzido pagando muitas horas extras. A CIPA pode ajudar o síndico nesse momento, montando um novo quadro de funcionários, mas é preciso que esse trabalho seja realizado em conjunto com o síndico, pois cada condomínio tem particularidades em relação a seu funcionamento. Vale ressaltar a importância de uma previsão orçamentária bem elaborada, que elenque todos os custos fixos, com inclusão dos reajustes do próximo exercício e estimativa de verba para despesas eventuais. Também é fundamental aprovar um cálculo de verba para inadimplência, pois, nesse caso, isso ajuda a manter o orçamento equilibrado, sem a geração de déficits orçamentários, que muitas vezes obrigam os condomínios a recorrerem ao fundo de reserva”, explica.

Marineide Mesquita também diz que outra grande vilã dos gastos no condomínio é a conta de água. “A vistoria e a manutenção preventivas são os melhores caminhos para reduzir o consumo, além de campanhas de conscientização”, afirma. Caio Carvalho, gestor de medição individualizada da Hidroluz, empresa especializada em serviços que visam à economia e à sustentabilidade dos condomínios, tanto por meio de soluções voltadas à conservação como à economia de água e energia, explica que é possível conseguir vantagens econômicas com base na individualização de hidrômetros. “Além da economia referente à diminuição do consumo de água, que pode chegar a até 60%, a valorização de até 15% dos imóveis que aderem ao sistema de medição individual também é uma vantagem a ser de água, que pode chegar a até 60%, a valorização de até 15% dos imóveis que aderem ao sistema de medição individual também é uma vantagem a ser destacada. Pode-se observar também, para os casos em que houve adequação da rede hidráulica em um prédio não preparado, além da redução na conta de água, a diminuição dos gastos de manutenção da rede hidráulica.

Cláudio Carvalho, diretor de Operações da Hidroluz, afirma que, dependendo do modelo de contrato e do estado dos equipamentos, um contrato de manutenção do sistema hidráulico pode ser mais vantajoso para o condomínio. “Além dos serviços de manutenção, a empresa deve oferecer ao condomínio consultoria técnica para dar suporte e orientação  de como economizar água, energia e custos com a manutenção, evitando pane e emergência nos sistemas, que acabam causando gastos significativamente maiores do que sua prevenção.

A Hidroluz oferece duas modalidades de contrato de manutenção: uma de inspeção preventiva e outra de manutenção corretiva. Essa última inclui reparos dos equipamentos e componentes elétricos relacionados, que podem
ser escolhidos de acordo com a necessidade do cliente. O cliente conta com uma série de serviços e comodidades: inspeção técnica mensal; plantão 24 horas; atendimento preferencial; empréstimo de bombas em caso de pane geral; suporte e orientação técnica, entre outras vantagens”, diz.

Ainda segundo Cláudio Carvalho, um dos grandes benefícios de o condomínio possuir um contrato de manutenção, seja no modelo inspeção preventiva ou manutenção corretiva, é poder contar com a empresa 24 horas por dia, sete dias por semana: “Isso deixa os administradores tranquilos com a possibilidade de a empresa contratada estar de prontidão para atender ao condomínio num curto espaço de tempo, emprestando bombas e fazendo reparos elétricos/hidráulicos ou outros procedimentos, caso necessário, a fim de restabelecer o funcionamento imediato do sistema, independentemente de o síndico estar no condomínio no momento em que ocorrer o problema.”.

Caio Carvalho explica que, dessa maneira, os valores destinados tanto à medição individual de água quanto aos contratos de manutenção são, na verdade, investimentos que visam, além do aspecto da sustentabilidade, otimizar os custos dos condomínios, haja vista as reduções significativas nas contas de água e energia promovidas pela adoção desses contratos. “Recomendamos que, em ambos os casos, os gestores dos condomínios busquem empresas que possuam bom histórico de atuação e estrutura interna própria e sejam especialistas nos segmentos em que atuam e, ainda, que sejam recomendadas por outros condomínios satisfeitos com o serviço prestado para uma maior garantia”, diz.

A voz da experiência

Alexander Triani é síndico, tem 30 anos de experiência e conta que, antes de qualquer coisa, é importante fazer uma análise do funcionamento geral do condomínio. “É muito comum que os condôminos queiram economizar em algo que não pode ser feito e, muitas vezes, é preciso investir mais naquele setor. Um exemplo são condomínios onde a falta de energia elétrica é constante e, nesse caso, é necessário o uso de gerador e de conexões elétricas mais potentes para aguentar as descargas elétricas, já que em situações como essa é preciso estar sempre refazendo quadros de luz e substituindo disjuntores por conta da descarga elétrica, além do prejuízo com os aparelhos eletrônicos queimados. Com manutenção e ideias eficientes eliminamos esses gastos frequentes que, apesar de pequenos, no fim, representam uma despesa constante ao condomínio.”

Para Alexander Triani, é possível até diminuir os custos com os grandes vilões do condomínio. O síndico explica que os gastos com energia elétrica são elevadíssimos e que medidas simples, como substituir lâmpadas atuais por modelos mais econômicos, como as de LED, instalar sensores de presença em áreas comuns como garagens e portaria, desligar as luzes das áreas de lazer após o horário de encerramento das atividades, checar as luzes dessas áreas durante o dia e fazer um rodízio nos elevadores, podem ser maneiras eficientes de economizar. “A folha de pagamento é outra despesa sempre complexa e elevada. Os salários e os encargos, como férias, hora extra, 13o salário, INSS e FGTS, podem representar até 70% dos custos do condomínio. Otimizar as funções de nossos colaboradores, fazer a supressão das horas extras e refazer as escalas de trabalho são pequenas atitudes que podem resultar na redução das despesas. Mas o síndico não para por aí. Para Triani, ainda é possível economizar na manutenção de equipamentos como elevadores, para-raios, portões eletrônicos, câmeras de segurança, interfones, fiação e geradores, entre outros, que podem representar um custo maior quando não recebem os cuidados ideais. “Prevenção e manutenção são as palavras-chave. Substituir peças e rever os contratos de manutenção, principalmente dos elevadores, é um bom caminho para reduzir custos nessa área”, diz.

Manutenção é a palavra de ordem

Administrar os recursos e manter tudo em ordem não é a tarefa mais fácil do mundo, mas os síndicos precisam ter em mente que a manutenção preventiva é uma grande aliada. O síndico Alexander Triani acredita que a conservação é primordial para a redução de custos, já que evita que peças sejam periodicamente trocadas e, em determinados casos, até previne acidentes. Para ele, boas empresas e material de qualidade são fundamentais. “Muitas vezes, os condôminos não entendem que determinadas ações são essenciais. Já enfrentei resistência quanto a esse tipo de manutenção, e, infelizmente, em sua maioria, os condomínios optam por empresas mais baratas, mas basear uma escolha apenas no valor é colocar a própria segurança em risco”, defende Triani. Para ele, os serviços de manutenção devem ser realizados sempre por empresas especializadas. “Sou muito exigente quanto a isso, se a empresa não está desempenhando uma boa manutenção, a substituo por outra que o faça. Lido com vidas e, dessa forma, a escolha da empresa é feita com muita responsabilidade, por isso, quando acontece de a empresa escolhida pelos condôminos ser a mais barata, sou enfático e incisivo quanto aos riscos dessa decisão baseada apenas no valor. Há muitas empresas no mercado com valores razoáveis e que fazem um trabalho de muita qualidade”, explica.

Uma boa administradora pode fazer a diferença na vida do síndico. Profissionalismo, conhecimento e suporte especializado fazem da CIPA uma empresa líder de mercado. Triani diz que é primordial ter a seu lado uma administradora que auxilia o síndico na gestão condominial. “Podemos utilizar o departamento jurídico para a análise de contratos e, sempre que necessário, ter o auxílio de advogados que estão aptos a esclarecer e orientar as demandas judiciais. Ela participa das assembleias convocadas e sempre orienta conforme a lei, além de oferecer ampla assessoria trabalhista. Em uma administradora, o síndico tem o assessor de seu condomínio, que está sempre ligado nas mudanças do mercado em prol do condomínio, para uma administração com maior tranquilidade no dia a dia”, explica.

Outro ponto importante a ser avaliado está relacionado com a manutenção dos elevadores. Esses equipamentos podem sugar uma grande parte da verba caso não tenha constante conservação. Segundo Ilídio Sequeira, sócio-gerente da Elevadores Salta, empresa especializada em instalação, conservação, manutenção, assistência técnica, reparos e modernização tecnológica em elevadores, a periodicidade das visitas técnicas é muito importante. “Essas visitas devem ser feitas pelo menos uma vez por mês por técnicos especializados e treinados em utilizar os cinco sentidos, isto é, olhar o equipamento, ouvir as diversas partes móveis ou em movimento; o olfato também dá informações importantes (verniz queimado, óleo velho etc.), certos odores são percebidos também no ‘pé da língua’, e o tato, tanto nos pés, em viagem no elevador, como na casa de máquinas, com as mãos tocando as paredes da cabina do elevador e as carcaças das máquinas. De acordo com essa análise, é tomada a decisão: a falha é corrigida ou se aconselha com um dos engenheiros de campo. O prosseguimento, em geral, é a lubrificação dos diversos componentes e posterior limpeza. A frequência de lubrificação de cada parte do elevador é determinada por um programa específico para cada caso”, explica.

Ainda segundo Sequeira, um contrato de manutenção de elevador pode ser mais vantajoso para o condomínio. “Acho
o contrato de ‘manutenção com peças’ mais prático, mais ágil e menos estressante tanto para o síndico e os condôminos como para a empresa e os técnicos, pois os valores das despesas são fixos, sem surpresas, e, em média, têm aproximadamente o mesmo valor.” Sequeira ainda alerta que, ao contratar uma empresa de manutenção de elevadores, o síndico deve procurar saber se ela é habilitada pela Gerência de Engenharia Mecânica (GEM) e obter informações sobre ela perante outros síndicos e porteiros, bem como ter referências, examinar o currículo, saber de sua equipe e de sua competência.

O menor preço nem sempre é a solução

Algumas vezes, na busca por baixar os custos de qualquer maneira, muitos síndicos acabam optando por empresas que apresentam o menor orçamento, mas se esquecem de consultar a idoneidade da referida empresa, bem como não checam se ela possui todas as licenças necessárias para a prestação dos serviços que oferecem.

Moisés Cukier, diretor comercial da JJM Equipamentos de Combate a Incêndio, explica que é imprescindível que o síndico exija os credenciamentos para cada tipo de serviço que será executado no condomínio. “Caso a empresa não os apresente sob qualquer pretexto, o síndico deve proibir a execução dos serviços”, afirma. “O maior problema que temos enfrentado são as empresas que não têm credenciamento e são contratadas pelos condomínios, pois elas apresentam preços inexequíveis e o síndico acaba optando pelo menor preço. É importantíssimo que o síndico verifique as referências da empresa e verifique em sites seus credenciamentos, pois quem paga mal paga duas vezes. Vale lembrar que o código de segurança contra incêndio e pânico diz de forma clara que ‘a responsabilidade da manutenção e conservação dos equipamentos de combate a incêndio é do síndico ou de seus responsáveis ou de empresa credenciada que venha a
prestar serviço ao mesmo’”, diz.

Cukier também alerta sobre a necessidade de a manutenção dos equipamentos de combate a incêndio estarem em dia. “Visando à otimização dos custos do condomínio, o síndico precisa realizar a recarga de extintores e os testes com a mangueira de incêndio anualmente, para edificações de pequeno porte, e semestralmente, para as de grande porte. Já a manutenção no Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas (SPDA) deve ser realizada anualmente e incluir a medição ôhmica de aterramento. Todos os serviços, exceto aqueles feitos em extintores e mangueiras, deverão, obrigatoriamente, ter a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) emitida pelo CREA”, explica.

SIndicatura e jogo de cintura

Sabemos que os síndicos passam por situações muito complicadas, que requerem habilidade, jogo de cintura e muita, mas
muita paciência. “Em muitas situações, é preciso tomar decisões importantes para o condomínio e estas não são privilegiadas pelos moradores, que em sua maioria desconhecem aquele assunto, mas, por temor, optam por não decidir sobre a demanda. Compreendo que acolher e administrar esses impasses é um dos maiores desafios do síndico, já que nosso olhar é clínico e diferenciado e é preciso reconhecer que a informação aliada ao conhecimento opera a nosso favor”, conclui Triani.

Vimos que é possível, com pequenas revisões, diminuir, e muito, os custos do condomínio. Agora é só colocar em prática todas essas ações e esperar que 2018 seja um ano tranquilo e de muito sucesso para todos.