O que é Certificado Digital?

O Certificado Digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações online e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados, com presunção de validade jurídica.

Para que serve o certificado digital?

• Acessar sítios e aplicações de entidades públicas e privadas de forma segura;
• Identificar as partes na realização de transações eletrônicas;
• Criptografar mensagens eletrônicas para envio de modo sigiloso;
• Criptografar documentos eletrônicos, garantindo sua integridade;
• Assinar digitalmente documentos eletrônicos, garantindo a autoria e a validade jurídica.

Por que o síndico precisa providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.
É por ali que trafegam informações sobre o FGTS e INSS. Assim como acessar a Receita Federal para DIRF e o Ministério do Trabalho para a RAIS.

O que acontece se o condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica Federal.
O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

Quais as vantagens do Certificado Digital?

• Eliminação do uso de papéis;
• Segurança nas transações eletrônicas;
• Redução de custos de escrituração e armazenamento de livros fiscais obrigatórios;
• Uso de uma só senha para acesso a vários sistemas.

Se o condomínio não tem funcionários, precisa da certificação digital?

Sim, pois é necessário realizar a emissão de DIRF (declaração de imposto de renda que diz quanto o condomínio arrecadou e quanto ele pagou para cada uma das empresas ou prestadoras de serviço). Este documento é enviado para a receita federal. RAIS (para o condomínio que não possui funcionário será emitida a RAIS negativa), a mesma é enviada para o ministério do trabalho.

Quais os documentos são necessários?

Certificados para Condomínios Edilícios

Cópia da Convenção, ou certidão de cartório, como:
(Individualização- Documento que fala do condomínio- endereço e quantas unidades possui.//Ônus Reais- Documento que informa dados da propriedade, se o sindico não for dono do imóvel indicado, o mesmo deve indicar alguém que tenha assinado e participado da assembleia e que seja proprietário do imóvel ou Memorial de Incorporação- certidão que fala do condomínio- contém o número da matrícula do condomínio ).

Certificados para Associações:

1) Documentos do Condomínio:

• Ata de Eleição do presidente registrada mais a lista de presença reconhecida, (com tempo de mandato).
  OBS.: A lista de presença deve ser assinada por todos os envolvidos e dentro do prazo de validade.
• O nome do condomínio na ata deve ser igual ao nome na receita federal;
• Cópia do Estatuto registrado.

2) Documentos do Presidente:

• Documento de identificação na validade (CNH/ RG e CPF/ Carteira de Conselho ou passaporte). Documentos com mais de 5 anos, é necessário uma foto 3×4.

Certificado da empresa ser síndica

1) Documentos do Condomínio:

• Ata de Eleição do síndico (com tempo de mandato)
• Devidamente assinada por todos os envolvidos e dentro do prazo de validade.
• Contrato social da empresa

2) Documentos do Síndico: (Caso a empresa tem sócios, verificar quem será o responsável pelo Certificado Digital).

• Documento de identificação na validade (CNH/ RG e CPF/ Carteira de Conselho ou passaporte). Documentos com mais de 5 anos, é necessário uma foto 3×4.

Tempo estimado para emitir um Certificado

Duração aproximada do processo de regularização do CNPJ: 15 a 30 dias úteis

Duração aproximada do processo de emissão do Certificado Digital: 5 dias úteis

contando com a entrega de toda a documentação necessária e disponibilidade do
cliente assinar o temo de titularidade.

Importante:

Mudança de síndico: Nos casos de mudança de síndico será emitido um novo certificado e para isso faz-se necessário atualização de CNPJ.

Regularização do CNPJ: Se o síndico atual não estiver cadastrado na Receita Federal, não é possível certificar o condomínio. Será necessário então atualizar essa informação, junto à Receita Federal. E esse é um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital. Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.

O que é CAGED?

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED, é um registro administrativo instituído pela Lei n° 4923 em dezembro de 1965, com o objetivo de acompanhar o processo de admissão e demissão dos empregados regidos pelo regime CLT e dar assistência aos desempregados. Atualmente, é utilizado, dentre outras ações, para subsidiar os programas do Ministério do Trabalho, particularmente do seguro desemprego, com vistas a evitar o pagamento de parcelas indevidas desse benefício ao trabalhador, mediante o levantamento dos trabalhadores já inseridos no mercado de trabalho, e para gerar estatísticas conjunturais sobre o mercado de trabalho formal com carteira assinada.

Com o objetivo de disseminar as informações sobre o mercado de trabalho, o Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, produziu o ISPER – Informações para o Sistema Público de Emprego e Renda, de responsabilidade da Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho – CGET, que contém um conjunto bem amplo de dados sobre os indicadores de mercado de trabalho, contemplando várias fontes de informações, além das produzidas pelo MTE.

Prazo – diário.

O que é DIRF?

A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – Dirf é a declaração feita pela FONTE PAGADORA, com o objetivo de informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil:

• Os rendimentos pagos a pessoas físicas e juridícas domiciliadas no País;
• O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários;
• O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior;
• Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.
• Manda para a Receita todas as informações sobre IR (Imposto de Renda), PIS e COFINS.

O que é RAIS?

A RAIS é um relatório anual de informações sociais do empregado. Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das necessidades abaixo:

• Da legislação da nacionalização do trabalho;
• De controle dos registros do FGTS;
• Dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
• De estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
• De identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP;
• A RAIS é só de funcionários.

O que é eSocial?

Entra em vigor a partir de janeiro de 2018. O site facilita o recolhimento, de forma conjunta, das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como FGTS, INSS e Imposto de Renda. Mantido pela Receita Federal. O canal abrangerá todos os tipos de relações trabalhistas, permitindo, por exemplo, o registro de trabalhadores da agricultura e de micro e pequenas empresas.

Saiba mais: O que é COFINS e PIS

COFINS – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social, instituída pela Lei Complementar 70 de 30/12/1991.) E São contribuintes da COFINS as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as pessoas a elas equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, exceto as microempresas e as empresas de pequeno porte submetidas ao Simples Nacional (Lei Complementar 123/2006).

PIS – Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público – PIS/PASEP, de que tratam o art. 239 da Constituição de 1988 e as Leis Complementares 7, de 07 de setembro de 1970, e 8 de 03 de dezembro de 1970. São contribuintes do PIS as pessoas jurídicas de direito privado e as que lhe são equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, inclusive empresas prestadoras de serviços, empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias, excluídas as microempresas e as empresas de pequeno porte submetidas ao Simples Nacional (Lei Complementar 123/2006).

Declaro tanto de pessoa física e pessoa jurídica.

Saiba mais: Legislação vigente

IN nº 02-2011 – Art.1º Para fins de emissão do certificado digital de pessoa jurídica, relativamente aos condomínios, é imprescindível a comprovação de seu ato constitutivo devidamente registrado no Cartório de Registro de Imóveis. Parágrafo único. Àqueles condomínios não constituídos nos termos da legislação, admite-se, para fins de comprovação de sua existência, certidão do instrumento de individualização do condomínio emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis de sua localização, além da Ata da Assembleia Condominial que escolheu o Síndico, acompanhada da lista dos participantes da eleição, sendo obrigatória a participação de ao menos um proprietário de imóvel localizado no condomínio, com a comprovação de sua propriedade e firma reconhecida na referida Ata.

Art.2º Entende-se como ato constitutivo o testamento, a escritura pública ou particular de instituição, ou mesmo a convenção emitida e registrada após a vigência do novo Código Civil (art. 1332 e ss), não bastando, para tal fim, quaisquer outros documentos, tais como o regimento interno, declarações emitidas pelos respectivos síndicos ou a ata de assembleia condominial.

Art.3º A convenção de condomínio registrada anteriormente à vigência do novo Código Civil e a ata de eleição do síndico integram igualmente a documentação necessária à emissão do certificado.

Art.4º Todos os requisitos relacionados à identificação dos condomínios seguirão o disposto no DOC-ICP-05.

Art.5º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art.6º Revoga-se a Instrução Normativa nº 01, de 06 de Julho de 2011, sendo convalidados os atos praticados nela fundamentados.