Síndicos estão continuamente envolvidos com obras e suas mesas sempre têm uma série de orçamentos, notas fiscais e ordens de serviço, já que o universo deles consiste em manter o condomínio em dia, e isso demanda uma série de despesas, além de uma pilha de papéis que servem para controlar tudo que foi planejado. Aliás, planejamento é uma palavra chave para conseguir fazer com que o condomínio funcione perfeitamente. Organização também é indispensável para lidar com todas as necessidades de um condomínio, por menor que ele seja.

Todo condomínio precisa fazer uma série de obras e reformas durante o ano, sejam para manutenção ou para reparo, e saber fazer bons orçamentos é fundamental para garantir um serviço de qualidade com um preço compatível com o praticado no mercado. Mas, antes dessa fase, o síndico precisa ter em mente que um planejamento bem-feito evita problemas e surpresas desagradáveis no meio do caminho. Esse planejamento deve contemplar tudo o que pretende ser feito, em determinado período no condomínio, com planilhas de receita, gastos, material, mão de obra e outras necessidades que variam de acordo com cada demanda.

Além de oferecer os serviços de gestão administrativa e gestão operacional, a CIPA também atua como síndica em vários condomínios. O André Ricardo é preposto, ou seja, representante da CIPA Síndica, em seis condomínios, todos localizados na zona sul do Rio de Janeiro, e diz que os condomínios em que está à frente contam com um calendário que relaciona todas as obras preventivas que devem ser feitas e o prazo para cada uma delas. “Contra incêndio temos a Certificação AVCB (Autovistoria do Corpo de Bombeiros), cujo prazo de renovação varia de acordo com a aprovação do Corpo de Bombeiros. Normalmente costuma ser de três anos para condomínios residenciais e dois anos para condomínios comerciais, mas muda dependendo do estado. Os extintores de incêndio necessitam de revisão visual mensal e recarga anual, além do teste hidrostático, que deve ser feito a cada cinco anos. As mangueiras também necessitam de verificação anual. A pintura ou lavagem e restauração da fachada devem ser feitas a cada cinco anos, enquanto o laudo das instalações elétricas deve acontecer a cada dois anos. Os para-raios necessitam de revisão semestral, quando deve ocorrer a medição ôhmica e o laudo técnico deve ser emitido. Os elevadores devem ser verificados anualmente, enquanto as caixas-d’água e de limpeza precisam de manutenção semestral. A rede de gás precisa de vistoria a cada dois ou três anos, para a obtenção do AVCB, e a de sinsetização das áreas comuns é recomendada a cada seis meses. Nas obras corretivas, é importante realizar um levantamento com os orçamentos e submetê-los à aprovação em assembleia. Nas obras emergenciais, é recomendável realizar a obra e referendar seus atos imediatamente em assembleia”, explica.

A síndica Lúcia Viana de Oliveira, que há mais de dois anos está no comando do condomínio Anchieta, localizado na zona sul carioca, conta que apresenta, em assembleia, uma previsão das obras a serem realizadas no período de um ano. “Nós explicamos aos condôminos a necessidade das obras, obtendo, assim, a aprovação para sua realização, obedecendo sempre à ordem das prioridades. Em nosso condomínio, em 2014, fizemos a troca de todo o encanamento de esgoto e das colunas de água. Em 2015, foi a vez da parte elétrica, onde era necessário, e substituímos todas as lâmpadas por LED; também fizemos revisão nas garagens (pintura, troca dos ralos, fiação) e pintura do hall da entrada social. Agora, em 2016, estamos reformando o play (sauna, piscina, parquinho) e fazendo uma modernização. Isso tudo sem nenhuma cota extra e mantendo o condomínio com o mesmo valor desde 2014. No caso de obras corretivas ou emergenciais, primeiramente solicitamos vários orçamentos – mínimo de três –, reunimos toda a administração, que é composta de três conselheiros, síndico e subsíndico, para, juntos, tomarmos a melhor decisão em prol de nosso condomínio. Isso acontece para escolher o profissional que vai executar o trabalho e o material a ser utilizado, tudo para conseguir aliar qualidade ao menor preço. Procuramos nos dedicar ao máximo, também, à fiscalização da obra. Aqui em nosso condomínio todos colaboram, pois temos engenheiros, arquitetos, advogados, e cada um ajuda um pouco, contribuindo com seus conhecimentos para economizarmos ao máximo”, explica.

Roberto Vilela Júnior, que é diretor técnico da RL Sistec, empresa que tem como atividade principal a consultoria em eficiência energética e serviços de engenharia voltados para a manutenção predial/empresarial, explica que a manutenção preventiva deve ser realizada em âmbito geral: “É preciso ter o máximo de atenção com sistemas elétricos, hidráulicos e sistemas de proteção, como alarme, de incêndio e para-raios. A manutenção preventiva é um investimento muito importante, pois, com ela, conseguimos diminuir gastos excessivos com reparos (manutenção corretiva) e paradas de longa duração de equipamentos (elevador, geradores e subestações, entre outros) para manutenção que causam prejuízo e desconforto para os condôminos. Para a execução de qualquer obra ou serviço, a empresa responsável deverá cumprir, no mínimo, os seguintes itens: ser cadastrada no CREA-RJ; possuir responsáveis técnicos registrados no CREA-RJ; emitir, para cada serviço ou contrato, uma Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) perante o CREA-RJ e obter licença da Prefeitura para realizar a obra. Dessa maneira, o responsável pela contratação fica assegurado.”

Para Richard Vecchioni, engenheiro responsável pela empresa R. Vecchioni Engenharia, que atua em todo o Rio de Janeiro e realiza serviços de manutenção predial nas áreas de recuperação e pintura de fachada, seja de alvenaria, pastilhas, mármores, impermeabilizações, telhados e hidráulica, as obras preventivas, que devem ser feitas anualmente, dependem de vários fatores relacionados com o estado de conservação do condomínio. “É importante levar em consideração a idade e as condições do prédio, entre outros aspectos das partes comuns do edifício. Um bom plano de ação pode ser montado com as informações constantes do laudo de autovistoria, que os condomínios do Rio de Janeiro foram obrigados a realizar. Por meio dele, o engenheiro ou arquiteto elenca as obras emergenciais e as que podem ser feitas ao longo do prazo. Então, com o laudo em mão, o síndico tem um excelente plano de trabalho, que o ajuda a indicar as obras emergenciais e as preventivas e seus respectivos prazos de cumprimento”, explica. O engenheiro ainda conta que, caso alguma obra não seja realizada no condomínio, existe a possibilidade de que ele seja notificado judicialmente. “Havendo um perigo iminente, por exemplo, um desprendimento de reboco sobre uma área em que um condômino mantém seu carro estacionado ou se um morador tiver sua passagem colocada em risco, eles podem recorrer à Justiça para que o condomínio providencie, rapidamente, o conserto necessário. Temos também como exemplos de problemas comuns em edifícios o entupimento das colunas de água provenientes da tubulação de responsabilidade do condomínio, que pode prejudicar um morador específico, que pode ter seus pertences, como móveis, estragados pelo vazamento. Em todos esses casos, a empresa orienta imediato conserto para não finalizar pela via judicial. Exemplos como esses poderiam ser evitados se obras de prevenção pudessem ser realizadas por todos os condomínios. Infelizmente, às vezes por situação financeira, outras por não terem orçamentos uniformes, os condomínios não conseguem se programar para colocar as obras, preventivas ou emergenciais, em dia”, diz Richard Vecchioni.

Elaborando o orçamento

Obras que costumam durar muito tempo são chamadas, popularmente, de “obras de igreja”. Isso acontece porque, por causa dos altos custos e da pouca receita, edificar templos religiosos acaba demorando, e é muito comum ouvir essa fala quando mencionamos os reparos nos condomínios. A impressão de que o condomínio nunca termina uma obra pode acontecer em razão do número de consertos necessários para manter tudo em ordem e, antes de toda a pressão sofrida nesses períodos, o síndico precisa ter jogo de cintura e muita astúcia para fazer bom uso dos recursos do condomínio, mas tudo começa com um bom orçamento. Saber o que quer e ser assertivo quanto às necessidades do condomínio ajuda a evitar gastos desnecessários. A síndica Lúcia Viana de Oliveira conta que está sempre atenta ao que o condomínio precisa. “Procuramos orçamentos de grandes, médias e pequenas empresas, mas, na maioria das vezes, chegamos a essas empresas por meio de indicações, para que tenhamos a garantia de um bom serviço, e não só de um bom preço. Com relação à cotação de preços, procuramos descrever, na solicitação de nossos orçamentos, os mínimos detalhes da obra que vamos fazer”, conta.

Não existe uma lei que obrigue o síndico a fazer mais de um orçamento, mas esta é uma prática comum, que busca garantir uma visão mais ampla sobre os fornecedores de produtos e/ou serviços, na esperança de aliar preço e qualidade em benefício do condomínio. Mas, atenção, não se deixe guiar pelo menor preço, às vezes, o barato sai caro. O ideal é contratar com base na credibilidade e no histórico de serviços de qualidade, a fim de evitar problemas futuros. Também é importante que o síndico escolha um profissional habilitado para desenvolver o projeto que o condomínio necessita. Feito isso, é preciso levar para aprovação dos condôminos em assembleia geral extraordinária (AGE) e, só então, o síndico deve solicitar os orçamentos (o recomendável é que sejam feitos, no mínimo, três), com empresas distintas e idôneas. É importante que o serviço seja especificado e detalhado previamente, para que os orçamentos tenham o mesmo conteúdo, pois isso é imprescindível para comparar os preços e a qualidade do que foi orçado.

André Ricardo fala sobre a importância da pesquisa de orçamentos. “Nós buscamos empresas credenciadas e especializadas para realizar as obras. Além disso, exigimos sempre a cotação de, no mínimo, três orçamentos, com o escopo do serviço a ser realizado definido para que haja uma equalização nas cotações. Os orçamentos são padronizados e levam em conta as prioridades, que são definidas pelo conselho ou em assembleia do condomínio. É de grande importância ter uma empresa especializada, pois ela possui know how suficiente para evitar futuros problemas na execução da obra, evitando, assim, dor de cabeça para os moradores”, explica. O síndico ainda conta que um de seus condomínios está na fase final de uma obra: “Está sendo finalizada a reforma da torre de ar-condicionado central de um dos condomínios. Foi feita uma cotação e a melhor proposta foi aprovada. A reforma levou seis meses, mas teve que ficar parada até a temperatura ficar mais amena, por causa da necessidade do uso do equipamento pelos moradores durante o calor. A parte mecânica foi toda reformada e também fizemos o enchimento do sistema de refrigeração e a pintura de sua estrutura.”

A síndica Lúcia Viana de Oliveira concorda com André Ricardo sobre a necessidade de contratação de empresas especializadas para cada serviço: “Isso é importante, pois temos a garantia de um bom serviço, por meio da experiência que a empresa tem por ser qualificada, além de posteriores problemas que, se vierem a acontecer, podem ser resolvidos com maior facilidade.”

Roberto Vilela Júnior dá algumas dicas para a hora de solicitar o orçamento: “O síndico deve pedir sempre um descritivo técnico detalhado, a fim de evitar a contratação de serviços equivocados e/ou incompletos, o famoso ‘gato por lebre’. Nossa empresa presta esse tipo de consultoria, podendo ser gratuita ou não, dependendo do projeto/ serviço. Temos vários exemplos, na mídia, de obras que, mesmo realizadas por empresas especializadas, tiveram problemas sérios. Imagina fazer uma obra com uma empresa sem habilitação técnica. Por isso é muito importante a contratação de uma empresa idônea e especializada.”

Richard Vecchioni acredita que alguns cuidados são fundamentais na hora de fazer o orçamento e fechar o contrato com a empresa escolhida. “Uma problemática comum que acontece nas reuniões de condomínios é, muitas vezes, a disparidade de preços e serviços elencados nas diferentes propostas apresentadas pelas empresas convidadas a cotar o trabalho pretendido. Um dos motivos que leva à diferença é ocasionado pelo próprio condomínio, ao não designar um mesmo funcionário para receber o engenheiro, o que origina entendimentos diversos. Na ausência do síndico, é importante deixar, com o funcionário, um formulário com a descrição dos serviços pretendidos, pois isso ajuda a uniformizar as propostas. Outra questão é relacionada com os diferentes tipos de empresas solicitadas a realizar as propostas de serviço, porque estas são, em sua maioria, muito parecidas umas com as outras, mas, às vezes, a falta de uma descrição mais minuciosa do serviço pretendido faz toda a diferença no quesito preço. Também é de suma importância verificar a documentação das empresas. É um fator determinante para não haver surpresas desagradáveis. Aquelas que elencam seus funcionários, que demonstram que eles têm seguro, FGTS recolhido, que comprovam que elas e seu engenheiro/arquiteto são legalmente responsáveis técnicos pelos serviços evitam que ocorram aborrecimentos futuros. A importância de contratar uma prestadora legalmente habilitada para executar o que foi pedido é, principalmente, a segurança de ter um profissional competente a quem recorrer e em quem confiar seu patrimônio. Em uma cidade como o Rio de Janeiro, em que ainda se ouve falar de obras abandonadas, prédios que desabam e profissionais que se penduram nos prédios em cadeirinhas de madeira, totalmente em desacordo com as normas de segurança, nada mais certo do que confiar em um engenheiro/arquiteto qualificado para exercer a função de manter nossos lares seguros e conservados”, diz o engenheiro responsável pela R. Vecchioni.

A síndica Lúcia Viana de Oliveira acredita que deixar o empreendimento em dia com a manutenção, ainda que não seja a opção mais fácil, é menos desgastante do que permitir que as necessidades do condomínio se amontoem. “Acho que os síndicos devem alertar, em suas assembleias, para a necessidade de manter um prédio sempre atual, com suas áreas comuns conservadas, procurando modernizá-lo ao máximo, para que os imóveis estejam sempre acompanhando o valor de mercado, além do fato de que, se deixar acumularem os problemas, ficará cada vez mais difícil manter o condomínio em boas condições”, finaliza.

Gestão Operacional CIPA: apoio incondicional ao síndico

A CIPA sabe que o síndico precisa ter tempo e disponibilidade para focar, de forma estratégica, os interesses do condomínio. Quando percebeu essa necessidade cada vez maior de apoio no dia a dia, a CIPA passou a oferecer o serviço Gestão Operacional aos condomínios, por meio do qual a CIPA leva até eles o profissional de apoio de que eles precisam.

Samy Grubman, gerente comercial e de marketing da CIPA, explica: “O serviço Gestão Operacional CIPA visa justamente apoiar a gestão dos síndicos em qualquer área da operação condominial e em obras, com acompanhamento técnico da execução. E a contratação pode ser em período integral, parcial, com visitas e acompanhamento semanal e até mesmo por um período determinado, como uma consultoria aos condomínios. Em todos os casos, o cliente recebe relatórios mensais do plano de ação em andamento.”

O síndico precisa estar bem assessorado em seu dia a dia, bem como quando precisa realizar um pequeno serviço ou mesmo uma grande obra. No caso de uma obra, é necessário saber fazer a análise de fornecedores para atestar se sua situação é regular; saber pedir, analisar e comparar orçamentos; avaliar contratos e sugerir alterações. Acompanhar a obra propriamente dita é primordial – essa postura busca minimizar os riscos de problemas de execução, infelizmente, tão comuns.

Algo mais comum ainda no quesito orçamentos é que o condomínio receba, por exemplo, três soluções e preços diferentes. É aí que entra o perfil técnico do profissional CIPA, que vai saber verificar a solução mais adequada, já que a equipe CIPA conta com profissionais qualificados, inclusive engenheiros.

A Gestão Operacional oferecida pela CIPA busca basicamente dar mais liberdade e flexibilidade para os síndicos. São muitas as atividades e responsabilidades que os sobrecarregam… Ainda mais quando eles dividem seu tempo entre o trabalho e o condomínio. Além disso, quem é que domina todos os assuntos e técnicas, principalmente as condominiais?!

Se você ficou interessado em saber um pouco mais sobre a contratação de um profissional sob medida para suas necessidades, entre em contato com a CIPA, por meio de seu assessor de condomínio, e saia na frente, ganhe tempo e mais bem-estar!