Administrar um condomínio é sempre muito complexo, e o síndico tem papel fundamental no sucesso desse trabalho. Porém, para dar conta das funções cotidianas inerentes à gestão administrativa, ele precisa contar com uma boa administradora – a escolha assertiva da empresa vai conferir o suporte necessário a uma boa gestão. Dessa forma, ele tem a segurança de que precisa para dedicar tempo apenas às questões estratégicas e do dia a dia do condomínio.

O síndico é insubstituível, até porque ele tem atribuições definidas por lei. Ele é o representante legal do condomínio. E a obrigatoriedade de os condomínios terem CNPJ praticamente os equiparam a empresas. Portanto, eles estão inseridos num contexto que envolve diversas situações burocráticas que exigem atualização permanente e o olhar atento de quem é especializado na área. Legislação, área financeira, questões trabalhistas, fiscais, tributárias e de pessoal estão entre as mais importantes.

Pensando sob esse aspecto, nada mais natural que se preocupar em estar muito bem assessorado para obter os melhores resultados. Síndicos e moradores devem saber o que podem e devem esperar de uma administradora, portanto, seguem aqui algumas dicas da Cipa nesse sentido.

Veja as principais atribuições de uma administradora: 

1. Emitir boletos de cota condominial mensalmente.
2. Apresentar pasta de prestação de contas mensal.
3. Gerenciar encargos previdenciários e tributários mensais de pessoal.
4. Elaborar e realizar o pagamento da folha de pagamento e de benefícios mensais dos funcionários, além de realizar todas as rotinas, como férias, contratação e desligamento (veja um detalhamento e mais atividades no Setor de Pessoal, logo a seguir).
5. Fazer a gestão de obrigações fiscais e tributárias, como: a) emitir e recolher tributos federais, como Imposto sobre Renda Retido na Fonte (IRRF) e Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF): PIS, Cofins e CSLL; b)  emitir  e recolher tributos municipais; c) enviar a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD–Reinf), que é uma obrigação fiscal que se refere às informações sobre  serviços terceirizados, como limpeza, manutenção (jardinagem, piscinas etc.), serviço de portaria, construção civil e segurança, entre outros, sendo obrigatória sua declaração desde 2021.
6. Gerenciar o fundo de reserva do condomínio e outros fundos, se existirem.
7. Realizar o pagamento de todas as contas do condomínio mensalmente – dependendo do porte, pode ter entre 25 e 50 pagamentos mensais, o que, em valores, representa quantias entre R$ 45 mil e R$ 100 mil.
8. Mensalmente, prestar contas com transparência, organizar e apresentar balancetes de receitas e despesas e enviar a pasta de prestação de contas.
9. Ajudar a organizar as assembleias, desde a convocação e preparação da documentação até a elaboração da previsão orçamentária e da prestação de contas anual, com a demonstração de orçado × realizado, com participação efetiva no evento, apresentação da ata e seu registro em cartório.
10. Disponibilizar a organização e o arquivamento de documentos do condomínio.
11. Fazer e manter o cadastro dos condôminos respeitando as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
12. Gerir a Certificação Digital para o condomínio. 

Veja algumas possíveis infrações e valores de multas a que os condomínios estão sujeitos no caso da ausência de certificação:

1. Evento segurança do trabalho – multa conforme o evento não transmitido para o eSocial;
2. Evento comunicação de acidente de trabalho – pode variar de acordo com o salário de contribuição, que hoje é entre R$ 1.320 (mínimo) e R$ 7.507,49 (teto máximo do INSS);
3. Evento monitoramento da saúde do trabalhador – multa entre R$ 1.080,06 e R$ 3.146,54 por funcionário afetado;
4. Evento condições ambientais do trabalho – punições com valores que variam de R$ 3.100,06 a R$ 310.004,70;
5. Evento folha de pagamento – multas a partir de R$ 1.812,87;
6. Reinf – multa de 2% ao mês/calendário ou fração, limitada a 20%; e de R$ 20 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas;
7. DCTFWeb ou MAED – o valor da multa pelo atraso é de 2% ao mês sobre o total de contribuições informadas, mesmo que tenham sido pagas, limitado a 20% desse montante. A multa mínima é de R$ 200 para DCTFWeb sem movimento (quando não há fato gerador de tributos) e de R$ 500 nos demais casos.
8. Controlar a inadimplência do condomínio. 
9. Estar atualizada, dar informações precisas ao condomínio e promover adequações referentes à legislação vigente.
10. Disponibilizar recursos digitais, como aplicativo de celular e área do cliente no site da empresa, com funcionalidades que facilitem o dia a dia de síndicos e moradores. 

A administração relativa aos funcionários dos condomínios merece muita atenção. Esse setor do condomínio sofre alterações legais constantemente, sendo o condomínio o principal responsável. A administradora deve estar muito atenta para assessorar o síndico especialmente nos seguintes itens:

• Admissão e demissão de funcionários;
• Exames admissionais, demissionais, periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de função e para cumprir leis específicas;
• Férias;
• Benefícios;
• Folha de pagamento e 13º salário;
• Recolhimento de encargos sociais;
• Orientação quanto a horas extras e outros assuntos da Legislação Trabalhista e Tributária;
• Cumprimento do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR); Programa de Controle Médico de Saúde do Trabalhador (PCMSO); Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Laudo Técnico das Condições do Ambiente do Trabalho (LTCAT); Laudo Técnico de Insalubridade (LTI) e Laudo Técnico de Periculosidade (LTP) relativos às normas de saúde e segurança do trabalho;
• Elaboração e validação, na Receita Federal, do Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
• Execução da Declaração de Imposto Retido na Fonte (Dirf);
• Realização do Sistema de Escrituração Digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (eSocial);
• Efetuação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFweb);
• Treinamento da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes, atendendo à Norma Regulamentadora (NR 5);
• Acompanhamento da assinatura da Convenção Coletiva do Trabalho e elaboração dos ajustes anualmente;
• Atualização do síndico com relação à legislação;
• Cumprimento das obrigações de manter os documentos legais trabalhistas e previdenciários arquivados.

A seguir, também listamos ações de atendimento e suporte técnico que uma administradora oferece e que fazem toda a diferença: 

• Prestar consultoria e sanar dúvidas e solicitações de síndicos;
• Atender os condôminos em suas solicitações ligadas à administradora;
• Dar assessoria na elaboração ou alteração da convenção e do regimento interno do condomínio;
• Dar suporte à contratação de seguros para o condomínio (obrigatórios e outros);
• Aplicar e cobrar advertências e multas – a pedido do síndico;
• Oferecer suporte na avaliação de contratos eventuais;
• Oferecer assessoria jurídica, por meio de um escritório de advocacia, se for necessário;
• Disponibilizar recursos digitais (aplicativo de celular e site) para que os síndicos possam consultar on-line informações financeiras a qualquer tempo, bem como delegar tarefas no condomínio para sua equipe e acompanhá-las;
• Oferecer recursos digitais (aplicativo de celular, site) para os moradores para que possam obter segunda via de boletos e usufruir de diversas outras funcionalidades voltadas para a parte social do condomínio, como reserva de áreas comuns;  
• Dispor, a síndicos e moradores, atendimento por meio de assistente virtual (pelo WhatsApp) que possa, entre outras coisas, oferecer segunda via de boleto e sanar dúvidas pontuais a qualquer hora, gerando agilidade e praticidade no atendimento.  

Cipa: tradição, transparência e segurança financeira na administração condominial

O síndico deve ter em mente que, ao escolher uma administradora, ele está confiando o patrimônio da coletividade a uma empresa. Por isso é fundamental ter a certeza de que está optando por uma organização que tenha confiabilidade e que seja reconhecida dessa forma no mercado. 

A Cipa reúne as principais características necessárias para administrar um condomínio e deixar síndicos e moradores tranquilos. Somos uma empresa com tradição, solidez e a tão desejada segurança financeira. Investimos constantemente em tecnologia para assegurar assertividade em todos os nossos processos internos, até porque são milhares de dados processados diariamente.

A evolução tecnológica aliada à nossa visão de mercado nos impulsionou a desenvolver mecanismos digitais para auxiliar síndicos e condôminos a resolver questões do dia a dia com extrema facilidade. Hoje em dia, eles têm à disposição site e app, que oferecem várias funcionalidades, além de atendente virtual pelo WhatsApp, a Maria. 

A Cipa se orgulha de ter uma longa história de comprometimento e construção de uma empresa sólida, feita por todos os colaboradores que vestem literalmente a camisa e fazem dessa companhia uma das principais e mais reconhecidas do mercado imobiliário. Acreditamos que as pessoas são nosso maior patrimônio, o principal pilar de toda a nossa consistente trajetória. 

Na Cipa, a transparência nos processos é uma realidade, e nossa prioridade é a prestação de serviços de excelência aliada ao bom relacionamento. 

Tudo isso nos impulsiona a avançar cada vez mais em iniciativas que gerem conforto e bem-estar para nossos clientes.