Tarefas que podem parecer complicadas tornam-se simples com a ajuda de uma boa administradora

Quando se fala em balanço, prestação de contas e previsão orçamentária a maioria das pessoas tende a acreditar que essas são obrigações complicadas e tarefas difíceis no meio de tantas outras que o síndico precisa realizar diariamente, mas com um pouco de organização e muita atenção, o síndico garante o sucesso desse trabalho.

De acordo com a Lei nº 4.591/64l e os parâmetros definidos nos artigos 1.348 e 1.350 do Código Civil, o síndico tem a obrigação de convocar, anualmente, uma assembleia geral ordinária dos condôminos na qual, entre outras coisas, devem-se prestar contas dos gastos efetuados em relação à receita obtida, aprovar verbas para as despesas do condomínio e, eventualmente, eleger o novo síndico e alterar o regimento interno. Essa assembleia acontece, na maioria dos condomínios, no início do ano e, ainda de acordo com o artigo 1.350 do Código Civil, cabe exclusivamente à assembleia geral, com a representatividade dos condôminos, deliberar sobre a aprovação das contas do síndico relativas ao exercício findo. A aprovação das contas passadas e a previsão para o ano corrente dependem, em primeira convocação, do voto de condôminos que representem a maioria das frações ideais ou das unidades, de acordo com o critério estabelecido na convenção do condomínio. Caso não haja quórum na primeira convocação, em uma segunda chamada, a aprovação se dá pela maioria dos votos dos presentes. Mas como fazer tudo isso de maneira clara e transparente?

Nem todos os condôminos conhecem os bastidores da gestão de um condomínio ou têm familiaridade com os dados que serão expostos, por isso, é imprescindível que a apresentação desses números e gráficos seja feita da maneira mais simples e objetiva possível, para viabilizar o entendimento de todos. Durante a explanação, é importante que o síndico compare a previsão efetuada no ano anterior com o que realmente foi gasto, além do que foi recebido. Para todas as diferenças, é necessário apresentar esclarecimentos reais e comprovantes de tudo o que foi consumido no decorrer do ano. Separar as despesas em contas como “Consumo” (água, luz, internet, telefone), “Funcionários”, “Manutenção”, “Material de Consumo”, “Diversas” facilita o entendimento de todos. Visto que os condôminos receberão cópias para análise, vale ressaltar que as pastas com os originais ficarão disponíveis na administração do condomínio, à disposição de todos.

Para Cláudio Affonso, gerente de condomínio da CIPA, é de extrema importância que o orçamento elaborado anualmente leve em conta o gasto efetivo do edifício para gerir, considerando os aumentos das concessionárias de água e luz, o dissídio de funcionários e a inadimplência, entre outros quesitos, que possam impactar no orçamento. “Não ajustar anualmente o orçamento pode ser perigoso, pois, no futuro, pode representar aumento muito grande. Por outro lado, economizar a qualquer custo e não aumentar o condomínio, com o objetivo de fazer caixa, é extremamente perigoso, pois o prédio pode ficar em situação crítica por falta de manutenção, o patrimônio sofre desvalorização e o edifício corre vários riscos, em função do descumprimento de adaptação e/ou manutenção necessárias. Aumento e adequação necessários a manutenção, obras e normas devem ocorrer anualmente e fazer parte do orçamento”, diz.

A CIPA auxilia o síndico

O momento de previsão orçamentária pode deixar o síndico um pouco inseguro, mas com uma gestão benfeita e todos os benefícios que a CIPA oferece, o síndico não tem com o que se preocupar. A CIPA coloca à disposição uma série de recursos que facilitam o trabalho de qualquer síndico.

Segundo Samy Grubman, gerente comercial e de marketing da CIPA, a proposta da empresa, de apoio à gestão do condomínio, começa com a vivência e familiaridade do assessor com a rotina de cada cliente. Por isso, em regra geral, o condomínio é atendido sempre pelo mesmo assessor dedicado, que identifica e sabe exatamente quais as particularidades e necessidades de cada condomínio cliente. “Com essa vivência, o assessor CIPA elabora uma previsão orçamentária muito próxima da realidade, levando em consideração itens como a média dos últimos gastos mensais, análise dos custos fixos e, principalmente, das variáveis, que são as que mais impactam no orçamento. A análise também passa pela racionalização de despesas, apontando, por exemplo, um consumo extra de itens em conservação e manutenção, o que pode se transformar em sugestão de troca ou substituição de equipamentos e máquinas. Outros focos da consultoria orçamentária CIPA são a comparação de condomínios de mesmo porte, útil para servir como parâmetro de gastos e consumo; avaliação de quadro de pessoal; indicação do reajuste salarial para o próximo período; análise da previsão antecipada de saldo, que projeta tendências, levando em conta gastos, receita e inadimplência. Tudo por meio de um moderno sistema de gestão que está preparado para considerar correções e reajustes previstos. Em geral, o assessor CIPA apresenta a previsão orçamentária até 15 dias antes da assembleia, o que permite maior entendimento para posterior validação e aprovação”, explica.

Economia e organização para manter as contas do condomínio saudáveis

Um dos maiores desafios de todo síndico é conseguir realizar cada vez mais coisas para o condomínio e continuar com as contas em dia, se possível, com um fundo de reserva considerável para o caso de emergências. Pode parecer difícil, mas uma boa gestão consegue isso e muito mais.

Sullivan Costa Rodrigues, síndico há mais de um ano do Condomínio Life, localizado no Recreio dos Bandeirantes, acredita na importância de tratar o condomínio como a própria casa. “É preciso cuidar do condomínio com o mesmo zelo, carinho e dedicação com que cuidamos do nosso lar, mas, aqui, especificamente, o que mais facilitou foi termos um orçamento e plano de contas bem desenhados, pois isso é a espinha dorsal para o síndico tomar as decisões de forma correta. Ainda criamos contas apartadas para gerir a saúde financeira de itens como 13º, conta de eventos e multa por regulamento interno. Ressalto que ter toda a receita concentrada na conta ordinária não facilita a gestão dos recursos no dia a dia. O que fizemos foi separar os devidos recursos que seriam utilizados em determinado período do ano e garantirmos a verba orçada para o local correto. Em minha gestão, conseguimos implementar algumas melhorias, como a reforma da ETE, implantação do CFTV, reforma de toda a jardinagem, terceirização do quadro de funcionários e implantação de aplicação de notificações e multas. Em condomínio, cada mudança é muito traumática, pois estamos interagindo com uma comunidade muito grande, porém, com planejamento e controle, todas as iniciativas têm resultado positivo. Para manter as contas do condomínio em dia deve-se fazer o acompanhamento acirrado delas. Diariamente, olhamos os números, controlamos os gastos e verificamos os lançamentos para garantir que nada está saindo dos trilhos. Acompanhar de perto tem sido meu lema para tudo dar certo no final do mês”, explica o síndico, que é responsável pela gestão desse condomínio, com 624 unidades divididas em 12 blocos e aproximadamente 3.500 moradores.

Para Lauro Oliveira, síndico do Condomínio Balassiano, que tem 16 unidades em quatro andares mais cobertura, contas positivas não são uma raridade desde que ele assumiu a sindicância, há cerca de dez anos. “O balanço de 2014 foi, como sempre, superavitário. Nós apresentamos tudo na assembleia geral ordinária, que acontece, normalmente, em dezembro. Sempre fazemos reformas preventivas e de manutenção. Nosso balanço é analisado mensalmente pelo conselho e fica à disposição de qualquer morador que desejar examiná-lo. Não temos caixa preta, é tudo feito com boa gestão financeira e conduta adequada. O fundo de reserva só é utilizado com a autorização do conselho e quando existe a necessidade de obra. Nós procuramos manter sempre dois faturamentos nessa rubrica, pagos com a receita ordinária das cotas condominiais”, afirma o síndico do condomínio localizado em Todos os Santos.

O Condomínio Offices, na Barra da Tijuca, também fechou o ano de 2014 com as contas em dia. O síndico Paulo Henrique Melo, responsável pelo único bloco com 122 unidades, conta sua estratégia para realizar benfeitorias e fechar as contas positivamente. “Este foi um ano em que focamos quatro itens: organização (estruturamos as necessidades do prédio); segurança (aprovamos, em assembleia, portões para o prédio, melhoramos nosso CFTV e implantamos o sistema de catracas); inadimplência (esse foi, sem dúvida, o ponto mais importante; recuperamos 80% da inadimplência do prédio) e revisão de contratos (conseguimos uma redução significativa, com troca e revisão de contratos de prestadores de serviços)”, conta.

O gerente de condomínio da CIPA afirma que é possível manter as contas do condomínio sadias durante todo o ano. “Na previsão orçamentária deverão constar todas as despesas do condomínio que poderão ocorrer durante o exercício. O síndico deverá respeitar, rigorosamente, o orçamento aprovado, evitando pagamentos extras e, caso ocorram, deverão ser suprimidos por meio de cotas extras. Durante o exercício, o síndico poderá adotar medidas preventivas que visem à redução de custos”, diz Cláudio Affonso, que também garante que é preciso conter a inadimplência. “Para controlar esse fenômeno comum em diversos condomínios, uma das sugestões é controlar os gastos, evitar o descumprimento da previsão orçamentária, informar, com clareza, os condôminos e agir de modo preventivo, ou seja, ao menor sinal de que o atraso se transformará em inadimplência, o síndico deve atuar no sentido de evitar esse tipo de transtorno. O ideal é o condomínio recorrer a uma ação judicial se o problema não se resolver em, no máximo, três meses, ou seja, mesmo que o morador já tenha sido cobrado, se ele não sanar a dívida dentro desse período, o caso deve ser levado à Justiça”, explica.

Os segredos de uma boa administração

Manter tudo em ordem pode dar certo trabalho, mas, no final das contas, literalmente, é gratificante ver tudo funcionando como o planejado. País afora, os síndicos seguem linhas de trabalho diferentes, mas conseguimos extrair alguns segredos dos síndicos entrevistados que podem ajudar seus colegas em todo o estado.

No Condomínio Offices, o balanço anual é apresentado em março, mas o síndico já nos adiantou que suas contas vão muito bem (obrigado!). “O que garantiu as contas do condomínio em dia foi ter feito uma previsão orçamentária com bastante cautela, observando nossa atual economia, mas o segredo para ter um balanço financeiro positivo foi o controle da inadimplência. Também vale destacar que o fundo de reserva é utilizado apenas para despesas extraordinárias, aquelas que não estão em nossa previsão orçamentária. É claro que sempre surge um gasto fora do planejado e o fundo de reserva nessa hora ajuda muito, evitando cotas extras.
O recebimento das cotas mensais nunca poderá ser inferior às despesas ordinárias do condomínio e a previsão orçamentária deve ser seguida à risca. Vale ainda acrescentar que, para a execução de obras, deve ser observado o percentual de inadimplência, a fim de evitar cotas extras, o que causa muita insatisfação dos condôminos”, garante o síndico Paulo Henrique Melo, que confessa já ter planos de reforma e obra para este ano. “Este ano pretendemos colocar um portão no prédio, fazer limpeza da fachada e mudar a recepção de lugar. Essas obras serão realizadas com o fundo de reserva e o fundo de contingência”, explica.

Agir com cautela e sempre com a aprovação do conselho é um dos segredos da excelente gestão do síndico Lauro Oliveira, do Condomínio Balassiano. “Aqui, só utilizamos cota extra em caso de grandes obras, como pintura geral do prédio ou alguma outra solicitada pelos moradores, desde que seja aprovada em assembleia, claro, pois não contraímos despesa sem saber de onde virão os recursos, por isso, não temos dívidas a pagar, além das rotineiras. Com relação ao 13º salário dos funcionários, por exemplo, sempre fica acordado na assembleia geral ordinária do ano anterior que essa verba será definida em assembleia geral extraordinária, já que dependemos de fatores como o dissídio da categoria; assim, determinamos os valores e costumamos dividir em duas cotas, para novembro e dezembro. Para este ano, pretendemos fazer algumas melhorias para a valorização do patrimônio, tudo dentro do planejado e se tivermos os recursos aprovados”, garante.

O síndico Sullivan Costa Rodrigues conta seus segredos para uma administração impecável. “Creio que são alguns detalhes que geram os resultados. O primeiro é o acompanhamento diário dos números. O segundo é estar presente full time no negócio, pois quem quer fazer benfeito não pede e, sim, faz pessoalmente. O terceiro é montar uma equipe capaz de entregar resultado, pois todos os nossos funcionários têm atividades e metas definidas e, uma vez por mês, temos apresentação de resultados. Isso faz total diferença no resultado final para o condômino. Além disso, considero o fundo de reserva como uma poupança, na qual só deve ser mexida quando necessário. Em nosso dia a dia, não contamos com o fundo de reserva. Em minha gestão de 2014, não criamos nenhuma cota extra na área comum do condomínio. Por necessidades de equalização das contas, alguns blocos criaram cota extra no próprio prédio, porém, na área comum é meta não criar cota extra para o condômino. Com planejamento e consciência, as finanças seguem de forma saudável.
Nosso balanço será apresentado em maio de 2015, porém, aqui no Condomínio Life, fazemos a prestação de contas mensalmente para permitir que o conselho fiscal acompanhe a evolução dos números; depois disso, a enviamos para os condôminos. Este ano, pretendemos fazer reformas em algumas salas da área comum, como no home cine, nas churrasqueiras e em alguns espaços gourmet dos blocos, além da intenção de construir algumas cisternas extras para armazenar água. Temos planos de obra para 2015 e iremos considerar a estimativa do custo no orçamento anual. Minha consideração final é que, para dar certo, a gestão de todo condomínio deve ser cuidada como nossa casa, com zelo e acompanhamento diário.”

O gerente de condomínio da CIPA Cláudio Affonso também dá dicas para manter as contas regularizadas. “Em razão da instabilidade econômica, é difícil elaborar uma previsão duradoura. Sendo assim, além da inadimplência, deverá ser prevista uma margem de segurança para que o caixa não fique negativo em função de pequenas flutuações econômicas. A assembleia poderá delegar ao síndico, em conjunto com o conselho, poderes para reajustar periodicamente o orçamento (caso o valor orçado seja maior que o realizado) dentro de parâmetros bem definidos. Poderá, ainda, autorizar que o síndico emita cotas extras para a cobertura de despesas não previstas no orçamento”, diz.

Os síndicos entrevistados demonstram ter em comum a determinação para fazer tudo o que é necessário para a melhoria de seus condomínios, sempre de maneira transparente. O acompanhamento diuturno de todas as atividades desenvolvidas no condomínio também parece ser um ponto forte nas boas gestões apresentadas aqui, além de excelentes organização e planejamento para o alcance das metas. Talvez esses sejam os verdadeiros segredos para o sucesso desses síndicos e, consequentemente, de seus respectivos condomínios.