Muitos condomínios optam pela terceirização de mão de obra e os resultados podem ser muito bons

Uma coisa é certa: todo síndico quer mostrar um bom trabalho, mas de preferência sem precisar se estressar com infinitas funções que podem ser muito desgastantes. Justamente por isso a CIPA oferece a seus clientes uma variedade de serviços
para que os condomínios escolham o que pode fazer toda a diferença no resultado final. Entre eles estão CIPA Síndica, Gestão Administrativa e Financeira, Gestão Operacional e CIPA Essencial, direcionado para condomínios que optaram pela autogestão. Para saber mais sobre esses serviços, ligue para a CIPA.

Algo que tem feito a cabeça de muitos síndicos é a terceirização de serviços. Marcello Brandão é diretor operacional da Biosíndico, empresa fundada em 2013 e especializada em terceirização de diversos tipos de serviço, entre eles limpeza, portaria,
jardinagem e guardiões de piscina. Ele diz que, antigamente, o serviço mais procurado era o de portaria. “Entretanto, com o aumento das portarias virtuais, especialmente em prédios pequenos, esse quadro mudou. Hoje a valorização da limpeza representa muito. Atualmente, ninguém se contenta mais com a velha e boa faxineira do vizinho: a grande maioria dos síndicos quer uma limpeza de qualidade, com produtos profissionais e pessoas que saibam usá-los. Na Biosíndico, treinamos os
funcionários para isso, com o aval das indústrias de produtos de limpeza, já que elas fornecem profissionais que vêm até minha empresa treinar meus funcionários”, explica ele.

O diretor da Biosíndico explica que “condomínios não são iguais a outros estabelecimentos como comércio ou indústria. Eles funcionam 24 horas, 365 dias por ano. Não tem hora para dar problema, toda hora é hora. A portaria é 24 horas, um cano
pode estourar a qualquer momento. Trabalhar para um condomínio é diferente de atender um hospital, por exemplo. É mais complicado, tem muitas particularidades”, afirma ele, ressaltando que as empresas que não são especializadas na área têm
poucas chances de prestar um bom atendimento.

“Os síndicos que optaram pela terceirização de serviços sabem que nós representamos o maior custo do condomínio, por isso, eles estão sempre presentes e atuantes. É o primeiro custo que ele vai olhar. Por exemplo, uma alteração de 5% nesse serviço representa muita coisa”, ressalta Brandão.

Especificidades típicas de condomínios

Ainda segundo o diretor da Biosíndico, algumas situações só ocorrem em condomínios: “Por exemplo, os problemas podem acontecer a qualquer momento. Os síndicos necessitam de atendimento em horários especiais. Nos condomínios, a segurança é o foco principal de todo serviço. A importância dobra na reposição de faltas ou férias, pois podem afetar o dia a dia do prédio.
Em nossos serviços, a disciplina nos procedimentos deve ser constantemente checada, pois é como o elo de uma corrente. Integração e comunicação são temas primordiais na rotina”, assinala o diretor, explicando que na Biosíndico há um cronograma de limpeza estabelecido por um supervisor, que vai, semanalmente, ao condomínio verificar tudo e acompanhar o trabalho de perto. “Nossos processos estão sempre em observação e em melhoria contínua, por isso, são constantemente aprimorados. Por exemplo, se foi inaugurado um playground, o supervisor já determina seu processo de limpeza e qual será o funcionário encarregado dessa função”, avisa.

A Biosíndico se preocupa com o bem-estar de seus funcionários: “Eles têm seguro de vida, vale-alimentação de R$ 18/dia, treinamento, cursos e outras vantagens”, conta ele, que faz questão de mandar, mensalmente, para seus síndicos, junto com a nota fiscal, um kit que contém, entre outras coisas, as guias de recolhimento do FGTS e do INSS, folha de pagamento, contracheque e folha de ponto. E ressalta: “Consta inclusive do contrato que temos que mostrar esses documentos para os síndicos. Tudo é fiscalizado. Sabemos que representa uma segurança para o condomínio.”.

Brandão finaliza assegurando que a terceirização sai mais em conta do que manter funcionários orgânicos. “Se colocar na ponta do lápis, sai mais barato. O uso do material de limpeza cai, pois deixa de existir desperdício, não tem estoque desnecessário, férias são cobertas por profissionais qualificados, enfim, os resultados são superiores. Às vezes, se usam até menos funcionários do que o síndico acha que precisa. Muitos condomínios superdimensionam e contratam mais do que realmente necessitam”, sentencia.

Opção por terceirização

Rafael Tavares Martins é um entusiasta da terceirização. Ele é gestor de TI e síndico pela primeira vez, desde agosto de 2017, do Condomínio Bossa Norte Residencial, na zona norte. O empreendimento tem seis anos de vida, aproximadamente, e sempre optou pela terceirização de serviços.

O Bossa Norte tem dois blocos com 10 andares cada um totalizando 240 apartamentos. O síndico conta que a empresa que atendia o condomínio praticamente desde a instalação faliu e precisou ser trocada. “Fizemos vários orçamentos e acabamos fechando com a Biosíndico, que nos mandou um portfólio abrangente que oferecia um bom serviço que se enquadrava em nossas necessidades e possibilidades. Além de serem muito transparentes e honestos.”

O síndico conta que, antes, eles tinham 13 funcionários no condomínio. “A Biosíndico encaminhou um profissional de Recursos Humanos (RH) ao condomínio que, junto com a supervisora de serviços gerais, reavaliou a equipe. Nessa reformulação, que é a parte mais sensível do condomínio, chegou-se à conclusão que apenas 11 funcionários seriam suficientes para nossa demanda”, lembra.

O Bossa Norte tem uma área de lazer de 5 mil metros quadrados, duas piscinas, duas churrasqueiras, salão de festas, salão de jogos, brinquedoteca e academia. Ou seja, não se pode brincar em serviço, a limpeza e a organização de tarefas têm que ser muito bem-feitas.

Rafael relata que o condomínio teve que resolver questões de obras por problemas deixados pela construtora, e que a diminuição de gastos era uma necessidade iminente. “Sabemos que 50% da arrecadação do condomínio é destinada à terceirização, mas, com a reformulação, reduzimos de cara R$ 800 por mês. De 2018 para 2019, dispensamos dois funcionários, mas sem perder a qualidade dos serviços, muito pelo contrário, otimizamos as tarefas.  A única diferença – e boa – foi a economia”, comemora.

O lado ruim? Segundo Rafael, toda empresa terceirizada tem problemas com folguistas de portaria, principalmente: “Ele chega ao condomínio cru, não conhece nada sobre a rotina, sobre os moradores.”. Mas essa queixa já está com os dias contados. A Biosíndico, sempre em busca de soluções para melhorar os serviços oferecidos, resolveu treinar um funcionário de portaria e outro de zeladoria justamente para esse fim. Isso porque esses postos de trabalho lidam diretamente com colaboradores, terceirizados, visitantes, entregadores, convidados… Tem que ter treinamento para cada prédio especificamente. Assim, o síndico Rafael já pode ficar tranquilo. Seus folguistas sempre estarão preparados.

A melhor solução é aquela que funciona para você

A Cisflex Facilidades é uma empresa de terceirização de mão de obra com cerca de sete anos de vida e que acredita e investe em
ambientes positivos e harmônicos, em que o respeito, a escuta e o desejo de servir ao próximo são os pilares que norteiam suas
ações. E isso vale tanto para os funcionários e clientes quanto para os fornecedores.

Raphael Illidio é o CEO da empresa e diz que “independentemente da estratégia operacional do condomínio – orgânico ou terceirizado –, é importante que se crie um ambiente positivo, harmônico, com profissionais que escutem mais os colaboradores, pois, muitas vezes, eles possuem a solução do problema, já que estão de frente para a situação, e raramente são ouvidos.

O acolhimento, a escuta e a valorização profissional resultam em serviços prestados com qualidade, que geram neles um alto grau de satisfação em trabalhar para o condomínio. “Sugiro que os síndicos adotem métricas de retenção de funcionários para avaliar seu desempenho como empregador; se tem muita demissão, tem coisa errada por aí. Problema de funcionário é problema de chefe, os empregadores precisam adotar essa responsabilidade”, sentencia Raphael Illidio.

A Cisflex oferece os principais serviços para um condomínio: portaria, limpeza, manutenção, cargos administrativos e de jardinagem. O treinamento dessa vasta equipe é levado a sério. A empresa acredita que profissionais bem treinados, valorizados por meio do acolhimento, realizam serviços de qualidade, com alto grau de satisfação do cliente, tendo como consequência uma parceria sólida e de longo prazo. “Essa crença aplicada no dia a dia desperta, em nossos funcionários, um desejo constante de permanecer em nosso quadro de colaboradores. O efeito desse fenômeno é baixa taxa de rotatividade, uma das menores do mercado. Garantimos um atendimento ágil e flexível para solucionar os maiores desafios de cada condomínio”, diz Raphael.

Vantagens da terceirização

Para o CEO da Cisflex, os benefícios da terceirização são muitos: “O síndico fica livre de ter que providenciar admissões, demissões, encargos, processos trabalhistas, substituições por doenças, licença-maternidade… Controle, planejamento e execução das atividades ficam a cargo da empresa, ou seja, o síndico solicita o que deseja e a empresa contratada atende suas necessidades. O valor da nota não oscila durante o ano, o que facilita a vida financeira do condomínio. E, principalmente, não gera passivos com funcionários, ou seja, o condomínio sabe que tem aquela despesa e não terá surpresas no futuro ou demissões onerosas para outras gestões”, afirma ele, lembrando que o síndico fica livre de certas tarefas burocráticas, como controlar o uso de uniformes e de EPI, providenciar a folha de ponto e de pagamento e o material de limpeza, entre outras responsabilidades.

Por que optar pela terceirização?

Alguns problemas são clássicos na hora de fazer um síndico optar pela terceirização, mas, na opinião de Raphael, “síndicos e condomínios, geralmente, possuem vocação para a parte administrativa, financeira, legislativa e até estrutural do condomínio.
A vida do síndico não é fácil, ele tem que estar à frente de muitas questões importantes para o bom funcionamento da coletividade, além de ter que se relacionar com os condôminos. Por outro lado, possui certa dificuldade na gestão da mão de obra, no controle das atividades, pela falta de um departamento de RH”.

Mas os contratempos vão além, de acordo com o experiente Raphael Illidio: “Na verdade, o síndico não tem tempo, nem estrutura para capacitar o funcionário, criar cronogramas para cada colaborador, aplicar treinamento, desenvolver processos para todos os cargos; faltam ferramentas de recrutamento e seleção para contratar os profissionais certos, como testes de conhecimento, dinâmicas de grupo, pesquisa completa sobre seus históricos profissionais, testes psicológicos. Tudo isso faz com o condomínio tenha dificuldade em contratar, controlar, executar, faz com que ele gaste muito com demissões, a folha salarial oscila bastante por conta disso, o que dificulta uma previsão orçamentária. E o síndico, com todo esse trabalho para gerir, vai comprometer a gestão das questões administrativas e financeiras do condomínio. O papel de uma empresa terceirizada é deixar o síndico livre para focar 100% de seu tempo na administração do condomínio.”.

Em relação a terceirizar parte de uma equipe, apenas, Raphael não vê muito sentido: “Ao terceirizar tudo, ele centraliza a gestão de mão de obra somente com uma empresa, ou com mais de uma, se for o caso.”.

Há síndicos que optam por implementar a terceirização aos poucos. “Existem condomínios que têm funcionários antigos, então, alguns síndicos preferem mantê-los. Nesses casos, a terceirização se dá gradativamente”, explica o CEO da Cisflex.

Para a Cisflex não há um cargo mais difícil de treinar, o que há é a diferença entre os condomínios: “O que varia é o perfil do condomínio. Há aqueles em que a portaria é mais exigente, tem mais processos. O mesmo acontece com a limpeza ou outros cargos”, explica.

Raphael finaliza: “A verdade é que, nesse ramo, não tem uma regra, cada condomínio é um universo complemente diferente do outro, são estruturas distintas, comportamentos únicos, tem condomínio-clube, condomínios mais simples, condomínios comerciais, o que diferencia a maneira pela qual vamos desenvolver nossa estratégia e treinamento de pessoal.”.